La conciliación de documentos financieros, como facturas, albaranes y órdenes de compra, es un aspecto crucial para asegurar que los pagos y entregas estén alineados. En muchos casos, este proceso puede ser complejo y llevar mucho tiempo. Sin embargo, con las herramientas adecuadas y el procesamiento de documentos, la conciliación se simplifica enormemente, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
La conciliación simplificada consiste en comparar y verificar documentos clave del ciclo financiero, como facturas, albaranes y órdenes de compra, para asegurarse de que los productos entregados coincidan con los que se han facturado y las cantidades pedidas. Lo que antes era un proceso engorroso y propenso a errores, ahora se simplifica gracias a las herramientas avanzadas de procesamiento de documentos que organizan y extraen datos clave de forma automática.
El procesamiento de documentos con IA, como exploramos en nuestro blog anterior, no solo agiliza la gestión documental, sino que también transforma la conciliación, haciéndola más eficiente y controlada.
1. Acceso a documentos organizados: Gracias al procesamiento de documentos, las facturas, albaranes y órdenes de compra están centralizados y organizados de manera que su revisión y comparación son mucho más sencillas. Esto proporciona un acceso rápido a los documentos relevantes para la conciliación.
2. Verificación de cantidades entregadas: El procesamiento automático extrae la información crítica de los documentos, permitiendo una fácil comparación entre lo facturado y lo recibido. Así, se asegura que las cantidades entregadas y facturadas coincidan sin la necesidad de revisar manualmente cada documento.
3. Gestión de notas y observaciones: Durante la conciliación, se pueden añadir notas sobre los ítems entregados, lo que permite registrar detalles específicos sobre la calidad, estado o cualquier incidencia. Estas notas quedan almacenadas junto a los documentos, facilitando un control exhaustivo.
4. Detección de errores y discrepancias: Al contar con documentos procesados y organizados automáticamente, la detección de discrepancias entre facturas y entregas es mucho más rápida. Esto reduce significativamente el riesgo de errores y asegura que los documentos coincidan correctamente.
5. Seguimiento de facturas parcialmente conciliadas: No todas las facturas se concilian completamente en una sola transacción. Con Cubia, es posible hacer un seguimiento detallado de las facturas que han sido conciliadas parcialmente. Esto asegura que ningún artículo de las facturas quede sin conciliar, manteniendo siempre el control sobre lo pendiente.
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